PRIVACYVERKLARING
​
Dit is de privacyverklaring van Body Control. Al jouw contact omtrent deze verklaring en je privacy rechten verloopt via de bestuurder van Body Control, met hieronder de contactgegevens. Daarna volgt informatie met een gedetailleerde uitleg over de verschillende categorieën van gegevens die wij verwerken en het hoe en waarom.
​
Dominique Deketelaere​
0487/10.03.96.
Vaartstraat 31, 2960 Brecht.
​
Artikel 1: Categorieën van persoonsgegevens​
1.1 Lidmaatschapsgegevens
Wanneer je lid wordt bij Body Control, dan ga je een lidmaatschapsovereenkomst aan. Om jou onze fitness services optimaal te kunnen aanbieden, hebben wij een aantal persoonlijke gegevens van jou nodig die jij aan ons verstrekt tijdens het inschrijfproces. Het betreft naam, voornaam, geboortedatum, geslacht, adres, telefoonnummer, e-mailadres en bankrekeningnummer. Wij verstrekken jou vervolgens een lidmaatschapsnummer.
Tijdens het lidmaatschap registreren wij jouw bezoeken, jouw betalingen, het type lidmaatschap en eventuele gekozen extra’s. We registeren ook eventuele communicatie met jou in het geval je onze klantenservice benaderd met vragen of klachten ten aanzien van jouw lidmaatschap.
​
1.2 Body Control applicatie
Body Control biedt haar leden een online omgeving aan die toegang biedt tot je lidmaatschaps- en persoonsgegevens, doormiddel van het inloggen met een eigen wachtwoord. De gegevens in betreffende applicatie laten alle gegevens zien zoals die bij ons zijn geregistreerd in ons leden managementsysteem. Je kunt dit platform benaderen via een website of via de applicatie. Je kunt een aantal gegevens ook zelf aanpassen wanneer je maar wilt.
​
1.3 Trainin app / EGYM applicatie
Onze applicatie heeft tot doel om onze leden te helpen in hun fitness ervaring en sportieve doelen. Het biedt een zelf service tool om het lidmaatschap te kunnen beheren en om onze leden te kunnen informeren over onze diensten en producten. De meeste data die zichtbaar is in de applicatie, betreft de data uit jouw account. Wanneer je een account hebt aangemaakt, kun je de applicatie naar eigen wensen personaliseren, afhankelijk van jouw fitness doelstellingen en interesses. We kunnen de volgende categorieën van persoonsgegevens onderscheiden in de applicatie:
1. Gegevens om een account aan te maken
Wanneer je al lid bent bij Body Control, kun je heel eenvoudig de applicatie installeren en inloggen door je inloggegevens in te voeren. Jouw persoonsgegevens en lidmaatschapsgegevens worden dan automatisch zichtbaar in de applicatie.
2. Gegevens ten behoeve van personalisatie en persoonlijke sportdoelen
Onze applicatie kan jou helpen je sportdoelen te bereiken wanneer je dat wilt. Daarvoor kun je persoonlijke informatie toevoegen zoals je lengte, gewicht, doelstellingen, interesses, voorkeuren en geplande of volbrachte workouts. Je kunt daarvoor tevens de Body Analyzer (InBody) in de club gebruiken en de resultaten worden automatisch in jouw applicatie zichtbaar.
3. Koppel met jouw health applicatie
Je kunt een koppeling maken met een health applicatie wanneer je dat wenst om jou sportdoelen nog meer te optimaliseren. Om gegevens van de health app te kunnen gebruiken, vragen wij daarvoor eerst jouw toestemming. De data van jouw health applicatie is alleen zichtbaar op jouw eigen toestel. Wij verwerken of bewaren deze gegevens niet in onze eigen system.
4. Andere optionele extra’s
De applicatie biedt je de mogelijkheid om een profielfoto te uploaden, die je op elk gewenst moment kunt verwijderen of wijzigen; deze foto is ook zichtbaar voor je vrienden en online personal coach.
5. Analytische data
Wij analyseren het gebruik van de app ten behoeve van het verbeteren van de kwaliteit, veiligheid en functionaliteit van de app en voor personalisatie en marketing doeleinden. Dit gebeurt door middel van een uniek identificatienummer, welke alleen te interpreteren is voor EGYM/Body Control.
6. Applicatie beveiliging
Gepersonaliseerde (health) applicatie data en data afkomstig van de Body Analyzer is opgeslagen in een aparte beveiligde database in gepseudonimiseerde vorm. Deze database bevat geen gegevens die het mogelijk maken de data te kunnen herleiden tot een individu. Deze data is niet opgeslagen in ons leden management system en is alleen te zien voor de app gebruiker zelf op zijn/haar eigen toestel. Al het dataverkeer van en naar de applicatie is beveiligd door middel van encryptie technieken.
​
1.4 EGYM bandje
De toegang tot Body Control is steeds vrij en toegankelijk. Wij bieden de mogelijkheid om toegang te krijgen tot onze EGYM toestellen en Matrix toestellen van de club via een fysiek armbandje. Met het armbandje kan je aanmelden op de HUB waar al je gegevens bewaard worden, maar ook tot je eigen account op de Matrix en EGYM toestellen. Niemand anders heeft hier toegang tot.
​
1.5 Body Analyzer
In onze club vind je de Body Analyzer. Het is een speciale weegschaal die verschillende lichamelijke eigenschappen kan meten zoals gewicht en lichaamssamenstelling op het gebied van vet, bot, spier en waterpercentage. Je dient je armbandje eerst te scannen aan de HUB om de Body Analyzer te activeren. Je kan dit ook rechtstreeks doen door middel van handmatig ingevoerde gegevens. De resultaten worden automatisch zichtbaar op het scherm van de Body Analyzer, maar ook op de HUB. Wanneer de je Body Control applicatie hebt geïnstalleerd, worden deze gegevens automatisch geüpload in je profiel. De data vanuit de Body Analyzer is opgeslagen in een aparte beveiligde database in gepseudonimiseerde vorm. De database bevat zelf geen herleidbare persoonsgegevens. Body Control slaat dergelijke informatie ook niet op in haar leden management system.
​
1.6 HUB
In onze club vind je de HUB. Dit is het centraal station van het EGYM systeem. Alle informatie vind je ook terug in je eigen Body Control applicatie. De HUB verzamelt jouw gegevens in een beveiligde omgeving waar enkel jij aan kan door middel van je armbandje. De HUB doet een berekening van je biologische leeftijd op basis van kracht, flexibiliteit, metabolisme en cardio. De HUB is bemand met een camera dewelke gebruikt wordt al jouw lichaamslengte, maar ook de lengte van je ledematen te meten. Die gegevens worden gebruikt voor de EGYM toestellen, om die juist in te stellen op jouw formaat. Door middel van de camera wordt tevens de flexibiliteitstest afgenomen, aan de hand van graden. de data van de HUB is opgeslagen in een aparte beveiligde database in gepseudonimiseerde vorm. Wanneer de je Body Control applicatie hebt geïnstalleerd, worden deze gegevens automatisch geüpload in je profiel.
1.7 Marketing, verkoop en communicatie
Tijdens het inschrijvingsproces bij Body Control, kun jij direct je marketinginstellingen bepalen. Ten tijde van het lidmaatschap, kun jij ieder moment je instellingen aanpassen via Body Control applicatie. Op basis van de door jou gekozen instellingen en methoden, stuurt Basic-Fit jouw e-mails en/of notificaties in jouw applicatie.
Wanneer het gaat om noodzakelijke informatie op het gebied van jouw lidmaatschap, technische of administratieve aanpassingen, of onze prijzen, communiceren wij niet op basis van toestemming, maar op basis van de goede uitvoering van de overeenkomst tussen het lid en Body Control.
​
1.8 Camera beveiliging
Wij hebben camera’s in en om onze club, maar wij gebruiken deze beelden slechts voor limitatieve bewaking- en veiligheidsdoeleinden. Wij realiseren ons dat camera beveiliging een inbreuk maakt op de privacy van onze leden en medewerkers en daarom gaan wij hier uiterst voorzichtig mee om. Bijvoorbeeld, er zijn geen camera’s geplaatst in de sanitaire voorziening/kleedkamer. Het monitoren via camera’s vindt alleen reactief plaats ten behoeve van alarm verificatie doeleinden. Zie ook ons uitgebreide camera beleid op onze website waarin in de details wordt beschreven hoe ons veiligheidssysteem met de camera’s werkt. Bij het binnen komen van onze club wordt u geregistreerd op onze camera's om de veiligheid van het lid, de coaches en anderen te waarborgen.
​
1.9 Toegangsfraude
Body Control heeft in de Algemene Voorwaarden beschreven dat het niet is toegestaan om iemand anders toegang te verlenen tot de club. Hiervoor wordt een boete gerekend (met de waarde van een maandpas en administratie kosten). Wanneer er meerdere malen sprake is van dergelijke toegangsfraude, kan het lidmaatschap worden beëindigd. Het betreffende lid (de eigenaar van het armbandje en het lidmaatschap) ontvangt een e-mail om de boete te betalen. Je hebt altijd het recht op inzage in het fotomoment waarop de toegangsfraude is gedetecteerd, maar je bent daarbij zelf wel verantwoordelijk de privacy van degene die je hebt meegenomen te respecteren. Dat betekent dat je deze foto niet met anderen mag delen zonder voorafgaande toestemming van deze persoon. Op verzoek kunnen wij deze foto ook anonimiseren door de gezichten te blurren. De foto wordt automatisch na afloop van de bezwaartermijn van 30 dagen verwijderd.
​
1.10 Een officiële waarschuwing of clubontzegging
Wanneer leden onze huisregels overtreden, overlast veroorzaken, zich misdragen of onze leden en medewerkers in gevaar brengen, kunnen wij dit lid een officiële waarschuwing of ontzegging tot de club sturen. Indien er meer onderzoek nodig is, bijvoorbeeld, het controleren van camerabeelden of vragen naar getuigen. Een waarschuwing of ontzegging tot de club wordt naar het lid gestuurd en opgeslagen in ons ledensysteem.
​
1.11 Betalingsproblemen
Wanneer een lid verzuimd de kosten van het lidmaatschap te betalen, worden in eerste instantie betalingsherinneringen gestuurd via email. Wanneer er geen reactie volgt, kan een betalingsherinnering via SMS verzonden worden naar het telefoonnummer welke het lid bij ons heeft geregisterd. Bij het uitblijven van betaling, wordt de kwestie overgedragen naar een incassobureau. Op het moment van overdracht van de zaak voor verdere afhandeling, kwalificeert het incassobureau als ‘verwerkingsverantwoordelijke’. De gegevens van het lid worden verwerkt en opgeslagen volgens de relevante regelgeving en procedures die van toepassing zijn op incassobureaus.
​
1.12 Sociale media
Body Control is actief op sociale media zoals Facebook en Instagram (of andere toekomstige media) met een eigen profiel pagina. Door middel van deze kanalen kunnen leden en geïnteresseerden Body Control's communicaties en nieuwsitems volgen en daarop reageren. Het eigen privacy beleid van het betreffende sociale media platform is hierop van toepassing. Je kunt op enkele van deze platvormen ook contact met ons opnemen via een privé bericht voor bijvoorbeeld vragen of problemen met jouw lidmaatschap. Wij vragen om zoveel mogelijk contact op te nemen via Whatsapp, om een juiste en vlotte dienstverlening te kunnen waarborgen. Je moet jezelf wel eerst voldoende kunnen identificeren als lid van Body Control. Deze privé berichten worden beantwoord door ons. Dat betekent dat wij alle communicatie via verschillende kanalen centraliseren in één leden systeem. Informatie over jouw lidmaatschap wordt alleen gecommuniceerd via deze privé chat functie en nooit in een publieke chat. Via sociale media maken mij onze club toegankelijk en hiervoor zal er beeld- of fotomateriaal verspreid worden. Dit zorgt ervoor dat ten alle tijden u gefilmd of gefotografeerd kan worden om te gebruiken op onze sociale media platformen. Wij blijven ten alle tijden uw privacy respecteren en dit mag altijd gemeld worden aan één van onze medewerkers.
​
1.13 Analyses en marketing onderzoek
Body Control gebruikt alleen geanonimiseerde geaggregeerde data voor het doel van statistische analyses, managementrapporten en markt onderzoeken.
Wij kunnen voor marketing doeleinden specifieke doelgroepen selecteren op basis van bijvoorbeeld land, regio, thuisclub en type lidmaatschap. Daarmee willen wij bereiken dat leden zoveel mogelijk alleen die informatie ontvangen die echt relevant is voor hen.
1.14 Website en cookies
Je kunt in ons aparte cookie statement meer lezen over het soort cookies dat wij inzetten op onze website. Het cookie menu popt op wanneer je de website opent en daarbij kun jij een keuze maken in de instellingen. Alleen noodzakelijke functionele cookies staan standaard ingesteld.
​
Artikel 2: Wat zijn de doelen voor de verwerking van persoonsgegevens?
Wij mogen alleen persoonsgegevens verwerken wanneer er sprake is van een goede wettelijke basis op grond van artikel 6 van de AVG. Wij baseren ons op de volgende grondslagen:
Noodzakelijke gegevens in relatie tot het lidmaatschapscontract en de diensten die wij op basis daarvan leveren. De wettelijke basis daarvoor is gebaseerd op artikel 6, eerste lid, onder b AVG; “verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een contract”.
• Extra gegevens zoals, jouw lengte, BMI, fitness doelen, gewicht en interesses, hebben slechts tot doel een persoonlijk fitness profiel voor jou te maken, passende relevante content te kunnen aanbieden en jou zo goed mogelijk te helpen te fitness doelen te bereiken. Deze verwerking is gebaseerd op artikel 6, eerste lid, onder a AVG: “de betrokkene heeft toestemming gegeven voor de verwerking”. Dit betekent dat je deze vragen kunt overslaan bij de installatie van de applicatie of deze data ten alle tijde zelf weer kunt verwijderen.
• Wanneer het gaat om onze marketing en verkoopactiviteiten ten aanzien van onze eigen producten en diensten is de grondslag gebaseerd op artikel 6, eerste lid, onder f AVG: “ten behoeve van de gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke”. Wij bieden altijd de mogelijkheid hier eenvoudig bezwaar tegen te maken door middel van een opt-out mogelijkheid tijdens het inschrijvingsproces. Ten tijde van het lidmaatschap kan dat door middel van het wijzigen van de instellingen door in te loggen op applicatie.
• Wanneer het gaat om marketing en verkoopactiviteiten in relatie tot onze partners en derde partijen, baseren wij onze grondslag op artikel 6, eerste lid, onder a AVG: “de betrokkene heeft toestemming gegeven voor de verwerking.” Deze instellingen staan standaard uitgeschakeld en kunnen door het lid zelf worden geactiveerd tijdens het inschrijfproces of tijdens het lidmaatschap via de applicatie.
Artikel 3: Hoe beschermen wij jouw gegevens?
Body Control neemt passende en doelmatige maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, wijziging of enige andere vorm van onrechtmatige verwerking. Dit doen wij door middel van diverse fysieke, technische en organisatorische maatregelen te nemen. De maatregelen verschillen per verwerking en systeem, afhankelijk van de specifieke risico’s. Bijvoorbeeld, het dataverkeer tussen de website, de Body Control omgeving en Body Control applicatie is beschermd door middel van versleuteling (encryptie).
​
Artikel 4: Bewaartermijnen
Na beëindiging van het lidmaatschap, verwijderen wij jouw persoonsgegevens op vraag van het lid. Gegevens worden bewaard, doch niet gebruikt. Deze gegevens kunnen enkel maar gebruikt worden op vraag van het lid. Deze data wordt in gepseudonimiseerd vorm bewaard en mag niet voor andere doeleinden worden gebruikt.
Artikel 5: Klachten
Wanneer u een klacht hebt in verband met uw privacy, kan u zich steeds wenden tot de bestuurder van Body Control. Die zal met het lid samen de klacht bekijken en behandelen.